Näin toimii tilausvahvistus
Tämä on kampanjan viimeinen tarkistuspiste ennen kuin koko ryhmän tilaus lähtee toimittajalle. Käy tämä läpi rauhassa kampanjan päätteeksi.
Mikä tämä sivu on?
Yhteenveto koko ryhmän myynnistä, joka lähetetään tästä eteenpäin toimittajalle todelliseksi tilaukseksi.
Miten tänne tullaan?
Admin-portaalin Lähetä tilaus -välilehdeltä "Tarkista ja lähetä tilaus" -painikkeesta, kun kampanja on kokonaan päättynyt.
Mitä tässä tapahtuu?
Tarkistatte luvut, lataatte halutessanne PDF:n ja vahvistatte — sen jälkeen tilaus etenee toimitukseen.
Näin tarkistatte ja lähetätte tilauksen
Sivu laskee kaikki luvut automaattisesti suoraan myyjienne todellisista tilauksista — teidän tehtävänne on vain tarkistaa, että kaikki näyttää oikealta.
Tarkista yhteenvetoluvut ylhäällä
Heti sivun yläosassa näette neljä lukua: kuinka monta pakettia koko ryhmä myi yhteensä, kuinka monta myyjää osallistui, kuinka paljon voittoa ryhmälle jää ja kuinka paljon teidän tulee tilittää toimittajalle.
Tilitettävään summaan sisältyy toimituskulu: toimitus on ilmainen, kun ryhmä on myynyt vähintään 100 kahvipakettia — muuten toimituskulu on 19,90 €. Sivun oikeassa reunassa näette erikseen tuotteiden osuuden ja toimituskulun sekä vinkin, montako kahvipakettia ilmaiseen toimitukseen vielä puuttuu. Pinja-kynttilöitä ei lasketa kahvipaketteihin.
Tarkista ryhmän tiedot
Varmistakaa, että ryhmän nimi, yhteyshenkilö ja toimitusosoite ovat oikein — nämä tiedot on haettu siitä, mitä täytitte admin-portaalissa ennen tälle sivulle tuloa.
- Jos jokin näistä on väärin, palatkaa "← Palaa muokkaamaan" -painikkeella ja korjatkaa tiedot ennen vahvistusta
Käy läpi myyjäkohtainen erittely
Taulukko näyttää jokaisen myyjän myymät tuotteet tuotekohtaisesti, myyjän kokonaispaketit ja hänen tuomansa voiton. Alarivillä näette koko ryhmän yhteissummat.
- Taulukko vierii sivusuunnassa, jos tuotteita on paljon — vedä sormella tai hiirellä nähdäksesi kaikki sarakkeet
- Jos joku luku vaikuttaa väärältä, tarkistakaa ensin, että kyseisen myyjän tilaukset on merkitty oikein admin-portaalissa
Tarkista tuoteyhteenveto
Näette, mitkä maut myivät parhaiten koko ryhmässä ja kuinka moneen prosenttiin kaikista tilauksista kukin tuote yltää. Suosituin tuote on merkitty erikseen kultaisella.
Lataa PDF-yhteenveto talteen
Oikeasta laidasta löytyvästä "⬇ Lataa PDF-yhteenveto" -painikkeesta saatte siistin, tulostettavan yhteenvedon kaikista luvuista — hyvä ottaa talteen omaan kirjanpitoonne jo ennen vahvistusta.
- PDF:n voi ladata sekä ennen että jälkeen vahvistuksen — se ei vaikuta itse tilaukseen
Vahvista ja lähetä tilaus
Kun kaikki näyttää oikealta, painakaa vihreää "✓ Vahvista ja lähetä tilaus" -painiketta. Tämä lähettää koko ryhmän lopullisen tilauksen toimittajalle käsiteltäväksi.
- Painakaa tätä vain kerran, ja vasta kun kampanja on todella kokonaan päättynyt — vahvistus luo uuden, lopullisen tilausrivin
- Samalla hetkellä koko kampanja lukittuu automaattisesti — jokaisen myyjän henkilökohtainen kauppa lakkaa ottamasta vastaan uusia asiakastilauksia välittömästi
- Jos myyntiä tulee vielä vahvistuksen jälkeen tai huomaatte virheen, ottakaa heti yhteyttä meihin — älkää vahvistako uudestaan
Vahvistusnäkymä ja toimitus
Vahvistuksen jälkeen näette onnistumisilmoituksen ja voitte vielä ladata PDF-yhteenvedon. Tuotteet toimitetaan teille tämän jälkeen sovitussa aikataulussa.
Käyttäkää järjestelmää apuna vielä pakettien saavuttua
Tilausvahvistus ei sulje järjestelmää kokonaan — ryhmällänne säilyy pääsy sekä admin-portaaliin että jokaisen myyjän omaan henkilökohtaiseen kauppasivuun myös sen jälkeen, kun paketit ovat saapuneet. Ainoastaan uusien asiakastilausten vastaanotto on lukittu — toimitusten ja maksujen merkitseminen toimii koko ajan normaalisti.
- Näette koko ajan admin-portaalista ja toimituslistoista, ketkä asiakkaista ovat jo saaneet toimituksensa ja ketkä ovat vielä maksamatta
- Näin voitte kätevästi organisoida paketin jaon myyjille ja seurata, että kaikki asiakkaat sekä myyjät hoitavat oman osuutensa loppuun
- Huom: asiakkaiden maksut menevät aina suoraan ryhmänne tilille tai myyjälle — järjestelmä on ainoastaan apuväline seurantaan, ei maksujen välittäjä
Mihin järjestelmä on tarkoitettu — ja mihin ei?
Järjestelmä ei missään vaiheessa, ei myöskään tätä tilausvahvistusta lähettäessä, ota vastaan tai välitä maksuja. "Vahvista ja lähetä tilaus" -painike lähettää ryhmänne tilauksen toimittajalle käsiteltäväksi — se ei ole maksutapahtuma eikä liity mitenkään asiakkailtanne tai myyjiltänne kerättyihin maksuihin.
Kun asiakas maksaa — joko suoraan ryhmän MobilePay-numeroon tai tilille (jos olette tallentaneet maksutiedot portaaliin) tai muulla ryhmänne valitsemalla tavalla — myyjä tai admin merkitsee kyseisen tilauksen "Maksetuksi" toimituslistassa — tämä toimii täysin erillään tästä vahvistussivusta, sekä ennen että jälkeen vahvistuksen.
Järjestelmän tarkoitus on vähentää tilausten ja toimitusten hallinnollista taakkaa antamalla selkeän yleiskuvan siitä, kuka on toimittanut ja kuka on maksanut. Miten maksut käytännössä hoidetaan, on kokonaan teidän ryhmänne oma päätös.
Mitä tarkalleen lukittuu, kun vahvistan tilauksen?
Koko kampanja lukittuu välittömästi kaikilta käyttäjiltä heti kun painatte "✓ Vahvista ja lähetä tilaus". Tämän jälkeen yksikään asiakas ei voi enää tehdä uutta tilausta yhdenkään myyjän henkilökohtaisessa kaupassa, eikä tätä vahvistusta voi lähettää uudelleen vahingossa.
Lukitus ei vaikuta jo tehtyjen tilausten hallintaan — sekä te admin-portaalissa että myyjät omilla sivuillaan voitte edelleen normaalisti merkitä tilauksia toimitetuiksi ja maksetuiksi lukituksen jälkeenkin.
Jos kampanja täytyy avata uudelleen (esim. vahvistus lähetettiin vahingossa liian aikaisin, tai osa myyjistä ei ehtinyt saada kaikkia tilauksiaan sisään), ottakaa meihin yhteyttä osoitteessa info@kahvivarainhankinta.fi, niin avaamme kampanjan puolestanne.
Milloin lasku tulee?
Lasku lähetetään teille vasta sitten, kun tuotteet ovat saapuneet perille luokallenne tai ryhmällenne — ette siis maksa mitään etukäteen tilausta vahvistaessanne.
Tilausvahvistus tällä sivulla lähettää tilauksen toimittajalle käsittelyyn, mutta itse laskutus tapahtuu vasta toimituksen yhteydessä.
Miksi vahvistus kannattaa tehdä vasta lopuksi?
Koska "Vahvista ja lähetä tilaus" luo lopullisen, toimittajalle menevän tilausrivin ja lukitsee koko kampanjan samalla hetkellä, se kannattaa tehdä vasta kun kaikki myyjät ovat lopettaneet myynnin ja kaikki tilaukset ovat admin-portaalissa oikein.
Jos huomaatte virheen vahvistuksen jälkeen, älkää vahvistako uudelleen — ottakaa suoraan yhteyttä meihin, niin korjataan tilaus yhdessä.
Milloin sivut suljetaan?
Kun kaikki paketit on toimitettu asiakkaille ja te olette saaneet kaikki maksut sisään, ottakaa meihin yhteyttä — suljemme silloin ryhmänne myyntisivut ja admin-portaalin puolestanne.
Ennen sitä järjestelmä pysyy auki ja käytössänne juuri toimitus- ja maksuseurantaa varten, joten ei kiirettä sulkea mitään heti tilausvahvistuksen jälkeen.
Hyvä tietää
Mitä tapahtuu heti, kun painan "Vahvista ja lähetä tilaus"?
Kaksi asiaa samalla hetkellä: (1) koko ryhmän lopullinen tilaus lähtee toimittajalle käsittelyyn, ja (2) koko kampanja lukittuu — kaikkien myyjien henkilökohtaiset kaupat lakkaavat ottamasta vastaan uusia asiakastilauksia. Toimitusten ja maksujen merkitseminen toimii kuitenkin edelleen normaalisti.
Voiko kampanjan avata uudelleen, jos vahvistimme liian aikaisin?
Kyllä — ottakaa yhteyttä osoitteeseen info@kahvivarainhankinta.fi, niin avaamme kampanjan puolestanne ja myyjät pääsevät taas ottamaan vastaan tilauksia.
Pääsemmekö vielä sivuille tilausvahvistuksen jälkeen?
Kyllä — sekä admin-portaali että jokaisen myyjän henkilökohtainen kauppasivu pysyvät auki myös vahvistuksen ja toimituksen jälkeen, jotta voitte seurata maksuja ja toimituksia loppuun asti. Ainoastaan uusien asiakastilausten vastaanotto on lukittu.
Hoitaako järjestelmä maksut puolestamme?
Ei. Jos olette tallentaneet ryhmän maksutiedot, asiakas näkee ne tilauksen jälkeen ja maksaa suoraan ryhmänne tilille — muuten maksuista sovitaan ryhmän valitsemalla tavalla. Järjestelmä ainoastaan näyttää, kuka on maksanut ja kuka ei — se ei välitä tai käsittele itse rahaa.
Milloin ryhmämme sivut suljetaan?
Vasta kun itse pyydätte sitä — eli kun kaikki paketit on toimitettu ja kaikki maksut on saatu sisään. Ottakaa silloin meihin yhteyttä, niin suljemme sivut puolestanne.
Voiko tilausta muuttaa vahvistuksen jälkeen?
Ei itse tällä sivulla. Jos tilaukseen tulee muutoksia vahvistuksen jälkeen, ottakaa suoraan yhteyttä meihin, niin hoidamme korjauksen puolestanne.
Milloin ja miten laskutus tapahtuu?
Lasku lähetetään vasta sen jälkeen, kun tuotteet on toimitettu perille luokallenne tai ryhmällenne — ei etukäteen vahvistuksen yhteydessä.
Entä jos joku myyjä myy vielä lisää tilausvahvistuksen jälkeen?
Kampanja on jo lukittu, joten myyjä ei teknisesti voi enää ottaa vastaan uusia tilauksia. Jos näin kuitenkin oli tarkoitus tapahtua tai kampanja lukittiin liian aikaisin, ottakaa yhteyttä meihin, niin avaamme kampanjan ja lisäämme myöhäiset tilaukset mukaan toimitukseen.
Voiko PDF:n ladata useamman kerran?
Kyllä, PDF-yhteenvedon voi ladata niin monta kertaa kuin haluaa, sekä ennen että jälkeen vahvistuksen.
Kuka voi vahvistaa tilauksen?
Tämä on adminin (ryhmän vetäjän) vastuulla — sivulle päädytään admin-portaalin kautta, ei myyjien henkilökohtaisten linkkien kautta.
Pikainen muistilista
Käykää läpi juuri tässä järjestyksessä ennen kuin painatte vahvistusnappia.